Kerstborrel organiseren: ideeën, planning en een programma dat werkt

Het korte antwoord: een kerstborrel organiseer je door begin oktober te starten, want locaties en cateraars in december zijn snel vol. Kies tussen kantoor (goedkoop, informeel) en een externe locatie (meer beleving, meer werk), bouw een programma van drie tot vier uur met één of twee activiteiten, en zorg dat het feest ook leuk is voor collega's die geen kerst vieren of geen alcohol drinken. Onderaan staat een checklist per week.

Wanneer plannen: begin in oktober

De grootste fout bij een kerstborrel is te laat beginnen. De meeste bedrijven plannen tussen 10 en 20 december, en locaties, cateraars, dj's en workshopaanbieders zitten voor die periode al in oktober vol. Start daarom uiterlijk begin oktober met datum en locatie.

• Donderdag of vrijdag in de tweede of derde week van december is het populairst, en dus het snelst vol.
• Een vroege datum (eerste week van december) geeft meer keus en scherpere prijzen.
• Vermijd de laatste werkweek voor kerst: veel collega's zijn dan al vrij.
• Check de schoolvakantie en collega's met vaste vrije dagen rond de feestdagen.

Twijfel je nog tussen december en januari? De afweging staat in eindejaarsfeest of nieuwjaarsborrel.

Locatie: op kantoor of extern?

Op kantoor is goedkoop en laagdrempelig: geen zaalhuur, geen reistijd en je bepaalt zelf de eindtijd. Het nadeel is dat het snel voelt als een gewone vrijdagmiddagborrel. Maak het bijzonder met aankleding, een andere indeling van de ruimte, een gehuurde bar en minstens één activiteit.

Extern geeft meer beleving. Een café, restaurant, brouwerij of bijzondere locatie maakt het een uitje, maar reken op meer werk en kosten. Vraag altijd wat er in de prijs zit: bediening, drank, hapjes, geluid.

Vuistregel: tot circa 40 collega's werkt kantoor prima, daarboven is een externe locatie vaak makkelijker.

15 kerstborrel ideeën

1. Foute-kersttruiendag. De klassieker. Kondig het ruim vooraf aan en reik een prijs uit voor de foutste trui.
2. Secret santa. Iedereen trekt een naam en koopt een cadeau van maximaal 10 of 15 euro. Het uitpakken is een programmaonderdeel op zich.
3. Kerstquiz. Vragen over kerstfilms, kerstliedjes en het eigen bedrijf, in gemixte teams.
4. Workshop kerststukjes of kransen maken. Rustig, gezellig en iedereen gaat met iets naar huis.
5. Workshop cocktails of glühwein. Met een alcoholvrije variant op het menu.
6. Foodtruck bij het kantoor. Warme wintergerechten op het parkeerterrein, met vuurkorven en dekens.
7. Live muziek. Een akoestisch duo geeft direct sfeer, ook op kantoor.
8. Kerstmarkt bezoeken. Eerst samen over een kerstmarkt in de buurt, daarna borrelen op een afgesproken plek.
9. Kerstkaraoke. Een lijst kerstnummers, een microfoon en een scherm. Werkt beter later op de avond.
10. Kerstbingo. Met prijzen die bij de collega's passen, van een fles wijn tot een extra vrije middag.
11. Koekjesworkshop. Zelf kerstkoekjes decoreren, het resultaat gaat in een doosje mee naar huis.
12. Winterse buitenactiviteit. Schaatsen, curling of een winterwandeling, gevolgd door de borrel binnen.
13. Filmavond met een kerstklassieker. Op groot scherm in de kantine, met popcorn en dekens.
14. Goede-doelenactie. Collega's nemen cadeaus mee voor een lokaal goed doel.
15. Fotohoek met kerstattributen. Een achtergrond, kerstmutsen en rendiergeweien. Zet er een QR-code bij zodat de foto's direct in het gezamenlijke album komen.

Eten en drinken

Een kerstborrel is meestal geen diner, maar mensen komen wel hongerig van hun werk. Zorg voor voldoende hartige hapjes en een paar winterse gerechten: een stamppotbuffet, soep of borrelplanken. Vraag vooraf naar dieetwensen en zorg standaard voor vegetarische opties.

Glühwein en warme chocolademelk passen bij het seizoen, maar zorg voor volwaardige alcoholvrije alternatieven, zoals alcoholvrij bier, een goede mocktail of speciale thee. Spreek een eindtijd voor de bar af en communiceer die.

Inclusief maken

Niet iedereen viert kerst. Sommige collega's hebben een ander geloof, anderen hebben geen fijne herinneringen aan de feestdagen. Noem het feest gerust een winterborrel of eindejaarsborrel als dat beter past, en houd de aankleding sfeervol in plaats van nadrukkelijk religieus.

Niet iedereen drinkt. Zorg dat een alcoholvrij drankje net zo vanzelfsprekend is als een biertje, zonder dat iemand hoeft uit te leggen waarom.

En niet iedereen kan 's avonds. Collega's met jonge kinderen, mantelzorgers en mensen die ver weg wonen haken sneller af bij een late start. Een borrel die om vier uur begint, is voor hen makkelijker dan eentje om acht uur.

Fotomoment en herinnering

Een kerstborrel levert de leukste bedrijfsfoto's van het jaar op: de foute truien, de directeur met een rendiergewei, het winnende quizteam.

Hang een QR-code bij de fotohoek en zet er een paar op tafel of bij de bar. Collega's scannen, delen hun foto's en video's via de browser zonder app of account, en alles komt live in één privé-album. Op een scherm in de ruimte draait direct een fotomuur mee. Met moderatie bepaal je wat zichtbaar wordt: foto's verbergen of vooraf goedkeuren kan allebei. De opslag staat op EU-servers, passend bij de AVG, en na afloop download je alles in volle kwaliteit voor de nieuwsbrief van januari of het intranet. Het album staat in vijf minuten, printbare kaartjes en posters zitten erbij. Meer op foto's verzamelen bij een bedrijfsfeest.

Checklist per week

Begin oktober (10 weken vooraf)

• Doel, budget en aantal collega's vaststellen
• Datum prikken en vooraankondiging versturen
• Kantoor of extern kiezen, offertes opvragen

Half oktober (8 weken vooraf)

• Locatie en catering vastleggen
• Activiteit, workshop en muziek boeken

Begin november (6 weken vooraf)

• Uitnodiging met programma en aanmelding versturen
• Dieetwensen uitvragen, secret santa of kersttruiendag aankondigen

Half november (4 weken vooraf)

• Aankleding en prijzen voor quiz of bingo regelen
• Fotoalbum aanmaken, QR-kaartjes en posters printen

Begin december (2 weken vooraf)

• Definitieve aantallen doorgeven aan locatie en cateraar
• Draaiboek maken en herinnering versturen

De week zelf

• Laatste check met locatie, scherm voor de fotomuur testen
• Eén collega aanwijzen die de regie heeft

De week erna

• Foto's modereren en delen via het album
• Bedanken en korte evaluatie vastleggen voor volgend jaar

Veelgestelde vragen over een kerstborrel organiseren

Volgende stap

Wil je dat de foto's van de kerstborrel dit jaar op één plek terechtkomen, met moderatie en zonder gedoe voor je collega's? Bekijk foto's verzamelen bij een bedrijfsfeest. Hoe er met de foto's van je collega's wordt omgegaan, lees je op privacy en veiligheid. De volledige aanpak van elk bedrijfsfeest, in acht stappen, staat in bedrijfsfeest organiseren.