Pensioenfeest of afscheid van een collega organiseren: ideeën en checklist

Het korte antwoord: een pensioenfeest of afscheid organiseer je in drie stappen. Eerst kies je de vorm (borrel, receptie of feest) en het budget, dan de gastenlijst (alleen het team, of ook oud-collega's, klanten en familie), en daarna het programma: één of twee toespraken, een cadeau en iets wat blijft. Dat laatste is het belangrijkst: een fles wijn is na een week op, een album vol foto's en boodschappen van collega's blijft.

Klein of groot: borrel, receptie of feest

Kijk eerst naar de collega, niet naar wat gebruikelijk is.

De borrel (1 tot 2 uur, 10 tot 30 mensen). Op vrijdagmiddag in de kantine of de kroeg om de hoek. Eén toespraak, een cadeau, een hapje en een drankje. Past bij een collega die van baan wisselt of bij een klein team. Indicatie: 10 tot 25 euro per persoon.

De receptie (2 tot 3 uur, 30 tot 100 mensen). Met een inloop, een officieel gedeelte met toespraken en daarna vrij borrelen. Past bij pensioen na een lange loopbaan. Indicatie: 25 tot 50 euro per persoon.

Het feest (avond, 30 tot 150 mensen). Met eten, muziek en een programma. Past bij een collega die zelf van feesten houdt. Indicatie: 50 tot 100 euro per persoon. De organisatie van zo'n avond, van budget tot draaiboek, staat in bedrijfsfeest organiseren.

Vraag de collega altijd zelf wat hij of zij wil. Wie echt geen toespraak wil, is meer geholpen met een lunch met het team en een goed cadeau.

Wie nodig je uit?

Bij een afscheid na een korte periode: het directe team en de leidinggevende. Bij pensioen na een lange loopbaan denk je breder:

• Huidige collega's, ook van afdelingen waar de collega veel mee werkte
• Oud-collega's, zeker die van de eerste jaren. Vraag de collega zelf om een lijstje
• Klanten en leveranciers met wie een persoonlijke band ontstond
• Familie: partner, kinderen, soms kleinkinderen
• De oud-leidinggevende die de collega ooit aannam

Verstuur de uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf.

Het programma: toespraken en de valkuilen

Een goed afscheidsprogramma is kort: 30 tot 45 minuten officieel gedeelte, daarna ruimte om bij te praten. Een opbouw die werkt:

1. Inloop met koffie of een drankje (30 minuten)
2. Welkom door de gastheer of gastvrouw (2 minuten)
3. Toespraak van de leidinggevende (5 minuten)
4. Toespraak van een collega over de persoonlijke kant (5 minuten)
5. Een onderdeel met de gasten: quiz, video, boodschappen (10 tot 15 minuten)
6. Cadeau en reactie van de collega (10 minuten)
7. Borrel

De valkuilen:

• Te veel sprekers. Maximaal drie, elk maximaal vijf minuten.
• Alleen de loopbaan. Een opsomming van functies is een cv, geen toespraak. Vertel één verhaal dat laat zien wie deze collega is.
• Geen vast einde. Spreek een eindtijd af, anders staat de collega om 20.00 uur nog handen te schudden.

15 ideeën voor een pensioenfeest of afscheid

1. Een fotomuur van de loopbaan: van de eerste personeelsfoto tot vorige week. Zie een fotomuur op je feest.
2. Een boek met herinneringen, waarin elke collega een pagina vult met een foto en een verhaal.
3. Video-boodschappen van collega's en klanten die niet kunnen komen, gemonteerd tot één film.
4. Een quiz over de collega: eerste functie, jaar van indiensttreding, vaste bestelling in de kantine.
5. De tijdlijn van het bedrijf in de jaren dat de collega er werkte.
6. Een "toen en nu"-presentatie: de collega op de eerste werkdag en nu, plus de werkplek van toen.
7. Een bucketlist voor het pensioen, ingevuld door collega's.
8. Een gastenboek waarin gasten op de dag zelf iets schrijven of inspreken.
9. Een menu met de favoriete lunch van de collega.
10. Een erehaag bij het verlaten van het pand op de laatste werkdag.
11. De bureaustoel als aandenken.
12. Een woordwolk van eigenschappen die collega's vooraf insturen, op een groot doek.
13. Een nummer per jaar: de hits van elk jaar in dienst, als playlist tijdens de borrel.
14. Een activiteit vooraf: een lunchwandeling of boottocht, en daarna de borrel. Ideeën staan in teamuitje ideeën.
15. Een blijvend spoor op kantoor: een bankje met naamplaatje, een boom bij de ingang.

Cadeau-ideeën voor een afscheid of pensioen

Vaak legt het team 5 tot 15 euro per persoon in, soms doet de werkgever er iets bij. Bij pensioen na een lange loopbaan is 150 tot 500 euro voor het gezamenlijke cadeau gebruikelijk.

• Een ervaring die bij het pensioen past: een reis, een cursus, een abonnement op iets waar nooit tijd voor was.
• Iets voor de hobby: goed tuingereedschap, een fiets, een camera, golfclubs.
• Een ingelijste foto van het team, of van de collega op de eerste werkdag.
• Een album met herinneringen van alle collega's (zie hieronder).
• Een donatie aan een goed doel dat de collega kiest, als die zelf geen cadeau wil.
• Bij een baanwissel: iets voor de nieuwe werkplek, zoals een goede thermosfles.

Het afscheidsboek nieuwe stijl

Het klassieke afscheidsboek is een map die rondgaat over de afdeling. Het nadeel: het blijft liggen op bureaus, collega's op andere locaties komen er niet aan toe, en video kan er niet in.

De nieuwe versie is een QR-fotoalbum van Pixavo. Je maakt het album in vijf minuten aan en stuurt de link naar alle collega's, oud-collega's en klanten. Zij uploaden vooraf hun foto's van de afgelopen jaren en een korte video-boodschap, via de browser, zonder app of account. Met moderatie bekijk jij alles voordat het op het scherm komt.

Op de receptie draait de slideshow op een scherm. Tussendoor scannen gasten de QR-code op de printbare kaartjes (in elk pakket) en delen ze de foto's en video's van de receptie zelf, die live in hetzelfde album komen. Na afloop download je alles in volle kwaliteit. Dat album is het afscheidscadeau: de complete loopbaan, verteld door de mensen die erbij waren.

Kies je het hoogste pakket, dan zit daar ook het audiogastenboek bij: gasten spreken op de dag zelf een boodschap in. Eenmalig vanaf 59 euro. Hoe je dit opzet lees je op foto's verzamelen bij een bedrijfsfeest.

Checklist

• Vraag de collega wat hij of zij wil: vorm, grootte, wel of geen toespraak
• Bepaal het budget: wat betaalt de werkgever, wat legt het team in
• Kies datum en vorm, liefst vlak na de laatste werkdag, en reserveer de locatie 2 tot 3 maanden vooraf
• Maak de gastenlijst: team, andere afdelingen, oud-collega's, klanten, familie
• Verstuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf, met de uploadlink voor foto's en video-boodschappen
• Vraag de sprekers en geef ze een maximale spreektijd
• Regel het cadeau en de inzameling
• Test de slideshow op het scherm van de locatie en print de QR-kaartjes
• Maak een draaiboek met tijden en wijs een gastheer of gastvrouw aan
• Spreek af wie na afloop het album downloadt en aan de collega geeft

Veelgestelde vragen over een pensioenfeest organiseren

Volgende stap

Zet het album klaar en stuur de uploadlink mee met de uitnodiging: foto's verzamelen bij een bedrijfsfeest. Benieuwd hoe gasten zonder app foto's en video's delen? Bekijk hoe het werkt.