Foto's verzamelen op een zakelijk event: congres, opening, productlancering

Het korte antwoord: bezoekersfoto's verzamel je op drie manieren: met een hashtag op sociale media, met een gedeelde map of met een QR-album. Een hashtag past bij een openbaar event waar bereik het doel is. Een gedeelde map kost niets maar vraagt een account en levert rommel op. Een QR-album werkt zonder app of account, houdt de foto's privé en geeft je moderatie, wat bij zakelijke events met de AVG in het achterhoofd meestal de doorslag geeft. Welke je ook kiest: informeer bezoekers bij binnenkomst en zorg dat ze een foto kunnen laten verwijderen.

Waarom bezoekersfoto's waardevol zijn

Een eventfotograaf levert een mooie reportage, maar hij is op één plek tegelijk en staat buiten de groep. Bezoekersfoto's vullen dat gat.

Bereik op LinkedIn. Een bezoeker die een foto van zichzelf met een collega op jullie event deelt, bereikt een netwerk dat jij niet bereikt. Tien bezoekers die elk één foto delen, doen meer dan één bericht vanaf de bedrijfspagina.

Sfeer die een fotograaf mist. Het gesprek bij de koffie, de grap in de pauze, de selfie bij de nieuwe machine. Bezoekers fotograferen wat zij belangrijk vinden, en dat is vaak precies de sfeer die je volgend jaar wilt laten zien.

Content voor volgend jaar. Een map met vijfhonderd foto's van echte bezoekers is de basis voor de uitnodiging en de nabeschouwing van de volgende editie. Zonder verzamelmoment staan die foto's op vijfhonderd telefoons.

De drie manieren, eerlijk vergeleken

1. Hashtag op sociale media. Bezoekers posten met een afgesproken hashtag, jij verzamelt de berichten daarna handmatig.

• Voordelen: kost niets, en het bereik is het doel zelf.
• Nadelen: je krijgt alleen wat mensen openbaar durven te zetten, in lage kwaliteit, en je mag het niet zomaar hergebruiken. Bij een intern event of met klanten die niet in beeld willen, werkt het niet.
• Wanneer beter: een openbaar event waar zichtbaarheid het hoofddoel is, zoals een beurs of een publieke opening. Combineer het dan met een QR-album voor de foto's die niet publiek hoeven.

2. Gedeelde map. Je maakt een map aan in een clouddienst en deelt de link.

• Voordelen: kost niets en is snel geregeld, iedereen kent het.
• Nadelen: bezoekers hebben vaak een account nodig, uploaden via een telefoon is onhandig, iedereen kan alles zien en verwijderen, en er is geen moderatie. Voor een klein intern event prima, voor een congres met tweehonderd bezoekers niet.

3. QR-album. Je maakt een privé-album aan en zet één QR-code waar bezoekers hem zien. Scannen, uploaden via de browser, klaar. Geen app, geen account.

• Voordelen: de drempel is laag, dus je krijgt veel foto's. Alles komt live binnen in één privé-album, je toont de feed of een slideshow op een scherm, en foto's en video's download je na afloop in volle kwaliteit. Moderatie is ingebouwd: verbergen achteraf of vooraf goedkeuren. Bij Pixavo staat de opslag op EU-servers; het zakelijke pakket kost 199 euro excl. btw per event, printbare kaartjes en posters zitten erbij.
• Nadelen: het kost geld, en het is geen publiciteitskanaal. Wil je bereik, dan combineer je het met een hashtag.

AVG en toestemming bij zakelijke events

Bij een zakelijk event fotografeer je mensen die daar beroepsmatig zijn. Dat vraagt meer zorg dan een verjaardag. De basisregels voor foto's van gasten staan in foto's van gasten en de AVG; hieronder wat er zakelijk bijkomt.

Portretrecht. Iemand die herkenbaar op een foto staat, kan zich tegen publicatie verzetten als hij daar een redelijk belang bij heeft. Voor intern gebruik in een privé-album is dat zelden een probleem; voor publicatie op LinkedIn of in een brochure vraag je toestemming aan wie prominent in beeld is.

Informeren bij binnenkomst. Zet bij de registratie een bordje: er worden foto's gemaakt, ze komen in een privé-album, dit doen we ermee, en zo laat je een foto verwijderen. Neem dezelfde tekst op in de bevestigingsmail.

Mogelijkheid tot verwijderen. Noem één contactpersoon of e-mailadres en handel een verzoek binnen een paar dagen af. In een QR-album verberg je een foto met één klik.

Moderatie vooraf. Bij events met klanten, pers of gevoelige informatie (een productlancering vóór de aankondiging) zet je "vooraf goedkeuren" aan. Dan komt niets in het album voordat jij het hebt gezien.

Opslag. Voor de meeste bedrijven is opslag binnen de EU een voorwaarde. Hoe Pixavo dat regelt, staat op privacy en veiligheid.

Praktische opzet op de dag

De QR-code werkt alleen als mensen hem zien op het moment dat ze een foto maken. Zet hem daarom op meerdere plekken.

Bij de registratie. Een poster of kaartje bij de balie. Wie de code bij binnenkomst scant, heeft het album de hele dag op zijn telefoon.

Op de schermen. Toon de QR-code tussen de presentaties door, en zet in de pauzes de live feed op het scherm in de foyer. Zodra bezoekers hun eigen foto zien verschijnen, gaan anderen ook uploaden.

Op de tafelkaartjes. Bij de lunch, aan de statafels en op de bar: daar fotograferen mensen elkaar.

De presentator noemt het. Bij de opening en vlak voor de afsluiting.

Vooraf uploaden. Stuur de link mee in de bevestigingsmail, dan kunnen sprekers en standhouders alvast een foto klaarzetten.

Na afloop

Selecteer. Loop het album de dag erna door. Verberg wat niet bruikbaar is (onscherp, dubbel, iemand die niet in beeld wilde) en markeer de twintig tot dertig foto's die je wilt gebruiken.

Bedankmail met link. Stuur binnen twee dagen een korte bedankmail met de link naar het album. Bezoekers downloaden hun eigen foto's en delen ze op LinkedIn. Dat is het bereik dat een hashtag belooft, maar dan in volle kwaliteit.

Hergebruik. Bewaar de selectie in een map met datum en eventnaam, voor de nabeschouwing en de uitnodiging van volgend jaar. Noteer bij herkenbare mensen of je toestemming hebt voor publicatie.

Checklist foto's verzamelen zakelijk event

• Doel bepalen: bereik (hashtag), interne verzameling (QR-album) of beide
• Album aanmaken, QR-code en link klaarzetten
• Fototekst met verwijderoptie in bevestigingsmail en bij de registratie
• Moderatie instellen: achteraf verbergen of vooraf goedkeuren
• Link meesturen naar sprekers en standhouders
• Posters en kaartjes printen voor registratie, tafels en bar
• QR-code in de presentatie, live feed op het foyerscherm
• Presentator briefen
• Dag erna: selecteren, verbergen, toestemming noteren
• Bedankmail met link binnen twee dagen
• Selectie archiveren voor de volgende editie

Veelgestelde vragen

Volgende stap

Bekijk wat het zakelijke pakket bevat op foto's verzamelen op een bedrijfsfeest. Wil je eerst weten hoe de opslag en moderatie geregeld zijn, lees dan privacy en veiligheid. Is het geen congres maar een feest voor de collega's, dan staat de aanpak in bedrijfsfeest organiseren en, voor december, in kerstborrel organiseren.