Checklist bruiloft: alles wat je regelt, van 12 maanden vooraf tot de dag zelf

Het korte antwoord: begin met deze vijf dingen, in deze volgorde: datum, budget, gastenlijst, locatie en fotograaf. Alles daarna hangt aan die vijf vast. Zonder datum kun je geen locatie vastleggen, zonder gastenlijst weet je niet hoe groot die locatie moet zijn, en zonder budget weet je niet wat je kunt kiezen. De fotograaf staat erbij omdat goede fotografen in het hoogseizoen een jaar vooruit vol zitten.

Hieronder de complete checklist per periode. Pak de periode waar jullie nu zitten en vink af wat klaar is.

12 tot 9 maanden vooraf: de grote lijnen

De beslissingen die de rest bepalen. De locatie en de fotograaf zijn de twee dingen waar je het minst keus in hebt als je te laat bent.

• Trouwdatum kiezen, of twee tot drie opties zodat je flexibel bent bij de locatie
• Budget vaststellen, inclusief eventuele bijdrage van ouders (wat een bruiloft grofweg kost, per onderdeel en per aantal gasten, staat in wat kost een bruiloft)
• Eerste gastenlijst maken, gesplitst in dag- en avondgasten
• Beslissen over plus-ones en kinderen
• Locatie voor ceremonie en feest bezoeken en vastleggen
• Fotograaf vastleggen (lees eerst wat een trouwfotograaf kost)
• Ceremoniemeester en getuigen vragen
• Save the date versturen, 9 tot 12 maanden vooraf, vooral bij hoogseizoen of buitenland (zie save the date of trouwkaart)

Twijfel je over de dag van de week? Een zaterdag in juni is het duurst en het snelst vol. In de populairste trouwdag lees je wat een vrijdag of een dag buiten het seizoen scheelt.

9 tot 6 maanden vooraf: de leveranciers

Vraag overal offertes aan bij twee of drie partijen; de verschillen zijn groter dan je denkt.

• Catering kiezen, of bevestigen wat de locatie zelf verzorgt
• Dj of band vastleggen
• Videograaf vastleggen, of bewust besluiten dat je het zonder videograaf doet
• Trouwjurk en trouwpak bestellen (een jurk op maat heeft vier tot zes maanden levertijd)
• Trouwambtenaar kiezen: via de gemeente of een eigen ambtenaar
• Voorgenomen huwelijk melden bij de gemeente (in Nederland minimaal twee weken en maximaal een jaar vooraf, in België uiterlijk veertien dagen vooraf)
• Bloemist benaderen en stijl bespreken
• Trouwringen uitzoeken (graveren kost extra weken)
• Huwelijksreis boeken of in elk geval vakantiedagen aanvragen
• Overnachting regelen voor jullie zelf en gasten van ver

6 tot 3 maanden vooraf: drukwerk en details

In deze periode gaan de trouwkaarten naar de drukker. Alles wat óp de kaart moet staan, heb je dan klaar: adressen, tijden, de RSVP-manier en de QR-code naar jullie fotoalbum.

• Gastenlijst definitief maken, met adressen
• Fotoalbum met QR-code aanmaken vóórdat de kaarten naar de drukker gaan, zodat de code op de kaart kan (het QR-fotoalbum voor je bruiloft is in vijf minuten klaar; de bewaartermijn start pas op de trouwdag, dus vroeg regelen kost geen bewaartijd)
• Trouwkaarten ontwerpen, proefdruk beoordelen en laten drukken
• Trouwkaarten versturen, 3 tot 4 maanden vooraf (hoogseizoen of buitenland: 4 tot 6 maanden, zie wanneer trouwkaarten versturen)
• RSVP-deadline vaststellen op 6 tot 8 weken voor de dag
• Dagindeling maken met tijden: ceremonie, foto's, diner, feest
• Menu proeven en kiezen, taart bestellen
• Trouwauto of ander vervoer regelen
• Kleding van getuigen, ceremoniemeester en bruidskinderen afstemmen
• Proefkapsel en proefmake-up inplannen
• Bedankjes kiezen of zelf beginnen te maken (ideeën in bedankjes voor je gasten)

3 tot 1 maand vooraf: aantallen en afstemming

De reacties komen binnen en jij zet ze om in definitieve aantallen. Reken erop dat een kwart van de gasten niet uit zichzelf reageert.

• RSVP's bijhouden en na de deadline nabellen wie niet reageerde
• Definitieve aantallen doorgeven aan locatie en cateraar (meestal twee tot drie weken vooraf)
• Tafelindeling maken
• Draaiboek schrijven met tijden, adressen en telefoonnummers van alle leveranciers
• Draaiboek doornemen met ceremoniemeester en fotograaf
• Fotowensenlijst maken: welke groepsfoto's, wie zeker op de foto moet
• Speeches en muziekwensen verzamelen via de ceremoniemeester
• Geloften schrijven als jullie die zelf uitspreken (de opbouw van de ceremonie staat in de trouwceremonie: opbouw, duur en wie doet wat)
• Laatste pasbeurt, ringen ophalen, trouwschoenen inlopen
• Bloemen definitief bevestigen, inclusief boeket en corsages

De laatste week: printen, inpakken, uitrusten

Alles wat nu nog moet gebeuren, is uitvoeren. Grote beslissingen neem je deze week niet meer.

• Tafelkaartjes en posters met de QR-code van jullie fotoalbum printen (zitten als printbare bestanden in elk Pixavo-pakket; één kaartje per tafel en een poster bij de ingang is genoeg)
• Menukaarten, programma's en naamkaartjes printen
• Weersverwachting checken en plan B voor buiten bevestigen met de locatie
• Alle leveranciers nabellen: tijd, adres, contactpersoon op de dag
• Contant geld en fooien klaarleggen in enveloppen
• Noodpakket samenstellen: pleisters, naald en draad, paracetamol, oplader
• Trouwkleding ophalen, tas inpakken voor de trouwnacht
• Geloften en speeches uitprinten, ringen aan de getuige geven
• Eén avond helemaal niets doen

De dag zelf

Jullie hoeven vandaag alleen te trouwen. Dit is voor de mensen om je heen.

• Ontbijten, ook zonder honger; telefoon opgeladen en op stil
• Ceremoniemeester heeft draaiboek, telefoonnummers en enveloppen
• QR-kaartjes staan op de tafels, poster hangt bij de ingang
• Ceremoniemeester wijst gasten bij het welkomstwoord op de QR-code (dit is het verschil tussen 40 en 200 foto's)
• Jullie en de getuigen hebben een geldig identiteitsbewijs bij je
• Eén vast moment om samen even weg te zijn van alle gasten, al is het tien minuten

Na de bruiloft

Niet alles hoeft in de eerste week, maar sommige dingen hebben een termijn.

• Gehuurde spullen terugbrengen, trouwjurk laten reinigen
• Leveranciers betalen die achteraf factureren
• Gastenfoto's en video's bekijken en in volle kwaliteit downloaden (in het gemiddelde Pixavo-album delen 15 gasten samen ruim 200 foto's en video's, en 97 procent staat er binnen 48 uur in)
• Fotoselectie van de fotograaf bekijken en het album samenstellen
• Bedankkaarten versturen, 2 tot 6 weken na de bruiloft, met een foto van die gast zelf erbij
• Naam wijzigen waar jullie dat willen: paspoort, bank, werkgever, verzekeringen

Checklist voor een kleine bruiloft (tot 30 gasten)

Met dertig gasten of minder hoef je niet een jaar vooruit. Drie tot vier maanden is realistisch, zeker buiten het hoogseizoen.

• Datum, budget en gastenlijst in één avond vaststellen
• Voorgenomen huwelijk melden bij de gemeente
• Locatie regelen (een restaurant met een aparte ruimte is vaak genoeg)
• Fotograaf voor een halve dag vastleggen, getuigen vragen
• Kleding kopen of huren (confectie, dus korte levertijd) en ringen uitzoeken
• Gasten persoonlijk uitnodigen, twee tot drie maanden vooraf, met een digitale of eenvoudige gedrukte kaart
• Fotoalbum met QR-code aanmaken en de tafelkaartjes printen
• Menu en taart afspreken met het restaurant
• Bloemen bestellen: boeket en corsages
• Playlist maken in plaats van een dj
• Bedankjes en bedankkaarten regelen

Wie doet wat: taken verdelen

Een bruiloft plan je niet alleen, en op de dag zelf moet je zeker niets meer regelen.

Ceremoniemeester. Jullie rechterhand vanaf drie maanden vooraf: verzamelt speeches en verrassingen, maakt het draaiboek af, is op de dag het aanspreekpunt voor leveranciers en gasten en houdt de tijd in de gaten. Ook het welkomstwoord met de uitleg over de QR-code hoort hierbij. Kies iemand die rustig blijft als de taart een uur te laat komt.

Getuigen. Wettelijk hoeven ze alleen te tekenen. In de praktijk helpen ze met passen, organiseren ze het vrijgezellenfeest en bewaren ze op de dag de ringen. Het draaiboek bewaken is een andere rol. Ideeën voor dat vrijgezellenfeest staan in vrijgezellenfeest activiteiten en vrijgezellenfeest ideeën voor vrouwen.

Ouders of een vriend(in) met oog voor detail. Helpen met kaarten vullen en adresseren, vangen op de dag oudere familie op, en lopen 's ochtends de zaal na: tafelkaartjes, bloemen, muziekinstallatie. Jullie zijn dan bij de kapper.

Jullie zelf. Beslissingen, budget en het ja-woord. De rest mag je uit handen geven.

Veelgestelde vragen over de checklist voor je bruiloft

Volgende stap

Staat de datum? Lees dan wanneer je de trouwkaarten verstuurt en reken vandaar terug. Is het aanzoek net gedaan en begint alles nu pas? Dan begint het bij iemand ten huwelijk vragen en de eerste stappen daarna. Wil je zien hoe het fotoalbum met QR-code werkt voordat je de code op de kaart zet, kijk dan bij hoe het werkt.