Wanneer verstuur je je trouwkaarten?

Te vroeg en mensen vergeten het weer. Te laat en de halve gastenlijst heeft al iets anders gepland. De standaardregel is drie tot vier maanden vooraf, maar die klopt lang niet in elke situatie.

Hieronder het complete tijdpad, met de uitzonderingen die er echt toe doen.

Het standaard tijdpad

Die RSVP-deadline zet je bewust ruim vóór de dag zelf: je cateraar wil meestal twee tot drie weken van tevoren definitieve aantallen, en je hebt tijd nodig om achter de stille gasten aan te gaan. Reken erop dat een kwart niet uit zichzelf reageert.

Wanneer je eerder moet zijn

Trouwen in het hoogseizoen (mei tot en met september). Verstuur vier tot vijf maanden vooraf. In die maanden zitten gasten vol met andere bruiloften, festivals en vakanties.

Trouwen in het buitenland. Zes tot acht maanden vooraf, en gebruik zeker een save-the-date. Gasten moeten vrij vragen, vluchten boeken en een hotel regelen. Hoe eerder, hoe meer mensen er daadwerkelijk komen.

Trouwen tussen kerst en oud en nieuw, of in een schoolvakantie. Vijf maanden vooraf. Deze data botsen met familietradities en geboekte vakanties.

Veel gasten uit het buitenland of ouderen die minder digitaal zijn. Neem extra ruimte; post naar het buitenland kan een tot twee weken onderweg zijn.

Wanneer later ook prima is

Kleine bruiloft (tot 30 gasten). Twee tot drie maanden is genoeg, zeker als je iedereen ook persoonlijk spreekt.

Trouwen in de winter (november tot maart, buiten de feestdagen). Agenda's zitten minder vol; drie maanden volstaat.

Alleen avondgasten. Die mogen later, twee maanden vooraf is voldoende.

Reken terug vanaf de drukker

De fout die het vaakst wordt gemaakt: stellen plannen de verzenddatum, maar vergeten wat daarvóór moet gebeuren. Reken realistisch:

• Ontwerp en tekst: één tot drie weken (met overleg, twijfel en een keer helemaal opnieuw beginnen)
• Proefdruk aanvragen en beoordelen: vier tot zeven werkdagen
• Drukken en leveren: vijf tot tien werkdagen, in het hoogseizoen langer
• Adresseren, vullen, frankeren: een hele avond voor honderd kaarten, met z'n tweeën

Bij elkaar zit er dus makkelijk zes weken tussen "we beginnen eraan" en "ze liggen op de mat". Plan die tijd in en begin een maand eerder dan je denkt nodig te hebben.

Wat je nu al kunt regelen (en later niet meer)

Er is één ding dat je op de kaart wilt zetten, maar dat je alleen kunt regelen vóórdat er gedrukt wordt: de QR-code naar jullie fotoalbum. Zet je die er niet op, dan moet je hem later alsnog los meesturen of het bij de tafelkaartjes laten.

Praktisch betekent dat: maak je album aan vóórdat je de kaarten naar de drukker stuurt. Dat kost een paar minuten en je hebt de code direct. Hoe je hem netjes in het ontwerp verwerkt, lees je in Een QR-code op je trouwkaart.

Let ook op wat je bij je fotoalbum krijgt. Bij Pixavo zitten de printbare QR-tafelkaartjes bij élk pakket, ook bij het instappakket: kiezen, downloaden als PDF, meenemen in het drukwerk waar je toch al mee bezig bent.

Praktische verzendtips

• Weeg één complete kaart met envelop voordat je postzegels koopt. Vierkant formaat en kaarten dikker dan drie millimeter vallen buiten het standaardtarief.
• Verstuur op een dinsdag of woensdag. Kaarten die op maandag aankomen verdwijnen tussen de rest van de post; vrijdagpost blijft het weekend liggen.
• Stuur er twee of drie extra naar jezelf. Eén voor het plakboek, één voor de fotograaf (leuk detailshot), één als reserve.
• Houd tien procent extra kaarten aan. Er komen altijd gasten bij, en nabestellen bij een drukker is duur.

Volgende stap

Weet je het moment, dan is de tekst aan de beurt: 40 voorbeeldteksten voor je trouwkaart. Twijfel je nog of je een save-the-date nodig hebt, lees dan Save the date of trouwkaart: wat is het verschil?

Het hele traject op een rij staat in de complete gids over trouwkaarten en uitnodigingen.

Album alvast klaarzetten zodat de code op je kaart kan? Dat regel je hier, in vijf minuten.